Jährlich werden die Bundesdienststellen von rund 2 Millionen Rechnungen im Papierformat überflutet. Dabei verursacht jede einzelne Papierrechnung Kosten in Höhe von bis zu 10 EUR, die Bearbeitungszeit ohne Transportzeiten beträgt rund 15 Minuten. Auch die Sicherheit wird mit der Einführung der elektronischen Rechnungen verbessert: Papierrechnungen gehen leichter verloren, Daten können fehlerhaft übertragen werden. Die E-Rechnungen werden in strukturierter Form eingebracht und können so schneller, effizienter und sicherer erstellt, übermittelt und verarbeitet werden.

E-Rechnung an den Bund

Die Bundesregierung hat im Bereich E-Government das Ziel gesetzt, die Verwaltungskosten sowohl für die Wirtschaft als auch für die Bundesverwaltung zu senken. Unter dem Titel „E-Rechnung an den Bund“ wurde zum Jahreswechsel 2013/2014 eine der zahlreichen Initiativen der Bundesverwaltung umgesetzt.

Die Übermittlung von e-Rechnungen an den Bund werden von § 5 IKTKonG folgendermaßen geregelt: 

(1) Eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die e-Rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind. Die e-Rechnung hat zumindest die im § 11 Abs. 1 UStG 1994 genannten Rechnungsmerkmale zu enthalten. Die näheren Regelungen hinsichtlich der Voraussetzungen der zu verwendenden Datenstrukturen für e-Rechnungen, der Übertragungswege sowie weitere Voraussetzungen betreffend den Inhalt der e-Rechnung sind von der Bundesministerin für Finanzen oder vom Bundesminister für Finanzen durch Verordnung zu erlassen.

(2) Im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen sind alle Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Bundesdienststellen oder deren sonstige Berechtigte zur Ausstellung und Übermittlung von e-Rechnungen gemäß Abs. 1 verpflichtet. Die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung von e-Rechnungen kann durch Verordnung der Bundesministerin für Finanzen oder des Bundesminister für Finanzen auf Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Rechtsträgern gemäß Art. 126b B-VG nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten ausgedehnt werden.

(3) Ausländische Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Bundesdienststellen sind nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten zur Ausstellung und Übermittlung von e-Rechnungen verpflichtet.

(4) Die Vertragspartnerinnen und Vertragspartner haben sich zur Übermittlung der e-Rechnung eines von der Bundesministerin für Finanzen oder vom Bundesminister für Finanzen zur Verfügung gestellten Portals zu bedienen.

(5) Erst nach einer bei der Einbringung durchgeführten Prüfung auf formale Fehlerfreiheit und der damit erfolgten Übernahme durch die Bundesdienststelle gilt die e-Rechnung als ordnungsgemäß eingebracht. Weitere gesetzliche Regelungen finden Sie auch auf den Seiten des Bundes: www.erb.gov.at